Kadangi esu turėjęs daug ir dažnai komandiruočių, susigalvojau sistemą kaip jas sekti. Kelis kartus labai pasiteisino, kai net po 2 metų, teko pateikti duomenis auditui ar mokesčiams.
Yra dvi dalys: Excel failas ir katalogai. Pradėsiu nuo katalogų – reikia susikurti dviejų lygių katalogus. Pirmas pagal metus, antras su pirmos komandiruotės dienos data.
Excelyje suvesdavau visą informaciją, kuri padėtų pilnai atsekti, kur kada važiavau, kokia kaina ir t.t. Yra šiek tiek automatizacijos (geltonai nudažyti stulpeliai), kuri padeda greičiau suregistruoti įvairius prašymus darbovietės sistemose. Dažniausiai tenka registruoti du kartus – prieš kelionę ir grįžus.
- Komandiruotės pradžios ir pabaigos datos
- Automatiškai suskaičiuotas dienų ir naktų kiekis. Dienų kiekis reikalingas dienpinigiams, naktų kiekis viešbučiui.
- “Perdiems RQ” tiesiog flag’as kad užpildytas dienpinigų prašymas darbovietės sistemoje.
- “HR Online” tiesiog flag’as kad užpildytas komandiruotės prašymas darbovietės sistemoje.
- “Expenses subm” tiesiog flag’as kad išlaidos už komandiruotę užregistruotos darbovietės sistemoje.
- “per diems” suskaičiuoti dienpinigiai.
- “Flight” pilna skrydžio kaina rezervacijos metu.
- “Taxi/train” suma visų viešojo transporto ir taxi išlaidų.
- “Hotel viešbučio” kaina.
- “Hotel westexpress” tiesiog flag’as, ar rezervarcija buvo atlikta per kelionių agentūrą, ar per vidinę rezervacijų sistemą.
- “Flight westexpress” tiesiog flag’as, ar rezervarcija buvo atlikta per kelionių agentūrą, ar per vidinę rezervacijų sistemą.
- “Perdiems label” automatiškai sugeneruotas label vidinei sistemai, kai reikai pateikti prašymą dienpinigiams. Skirtingos įmonės turi skirtingus formatus.
- “Expense label” automatiškai sugeneruotas label vidinei sistemai, kai reikai pateikti prašymą išlaidoms kompensuoti. Skirtingos įmonės turi skirtingus formatus.
- “TEM ID” įdentifikatorius, kuris susieja dienpinigus ir išlaidas vidinėse įmonės sistemose. Dažniausiai kažkoks ID suteikiamas pildant dienpinigių prašymą, kurį paskui reikia nurodyti pildant išlaidas. Skirtingos įmonės turi skirtingus formatus ir metodus.